Les Systèmes de Management Intégré, aujourd’hui bien intégrés dans les entreprises, représentent une approche holistique qui peut transformer la gestion de votre organisation. Mais comment créer son SMI personnalisé et adapté à vos besoins spécifiques ? C’est là que le no-code peut s’avérer très utile.
L’importance d’un Système de Management Intégré pour les entreprises, et les avantages du sur-mesure
Si l’on veut se montrer un brin verbeux, on peut considérer qu’un SMI n’est pas seulement une suite de processus interconnectés, mais il est également une philosophie de gestion qui englobe la qualité, l’environnement et la santé-sécurité au travail. En intégrant ce type de systèmes, vous optimisez les ressources, réduisez les risques et améliorez continuellement les performances de votre entreprise. Un SMI sur-mesure va plus loin dans la démarche, en s’alignant étroitement sur vos objectifs et votre culture d’entreprise, pour vous permettre de gagner en pertinence et donc en efficacité.
En choisissant de personnaliser votre SMI, vous vous donnez la liberté de concevoir des processus qui s’adaptent à votre dynamique, votre évolution.
Vous gagnez clairement en agilité.
Cela signifie moins de gaspillage (temps, ressources, énergie…), des réponses plus rapides face aux changements du marché et à l’évolution des réglementations et des normes de l’industrie, ainsi qu’une meilleure implication (a minima théorique) des employés.
Comprendre les besoins de votre entreprise avant de vous lancer
La première étape dans la création de votre SMI est de réaliser une analyse de fond de vos processus actuels.
- Quels sont les points forts de votre gestion de la qualité ?
- Où se situent les risques environnementaux ?
- Comment la santé et la sécurité sont-elles actuellement gérées ?
Être au clair sur l’ensemble de ces éléments est essentielle pour concevoir l’outil qui répondra le plus efficacement possible aux besoins de votre entreprise. Réalisez une cartographie des processus actuels pour mettre en lumière les points de friction et les opportunités d’amélioration.
Définissez ensuite des objectifs spécifiques. Un conseil, optez simplement pour l’approche SMART : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis. L’idée est de vous assurez que votre SMI ne soit pas une usine à gaz de procédures, mais bien un véritable outil de pilotage stratégique.
Bien choisir les composants de son SMI
Un SMI efficace couvre plusieurs domaines clés : la gestion de la qualité (ISO 9001), la gestion environnementale (ISO 14001) et la santé-sécurité au travail (ISO 45001). Chacun de ces axes doit être soutenu par des composants essentiels tels qu’une documentation des processus, des KPI et des procédures opérationnelles.
Et dans ce contexte, le no-code est un précieux allié.
La qualité d’une plateforme no-code comme, par exemple, celle du français Anakeen « easyAP4 », réside dans sa puissance de personnalisation. Que ce soit à travers la création de formulaires sur mesure, la gestion documentaire ou la modélisation des processus, la plateforme vous offre les outils nécessaires pour adapter chaque élément à vos exigences, et créer « from scratch » ou sur la base d’un modèle, chaque composant de votre SMI.
Grâce à cette approche modulaire et évolutie, votre SMI peut évoluer au rythme de votre entreprise, vous permettant d’ajouter ou modifier des composants à mesure que de nouveaux besoins apparaissent. Une garantie de pérennité non négligeable… à valoriser impérativement à hauteur de votre investissement.
Mettre en œuvre son SMI avec une plateforme No Code
Si l’on en vient plus concrètement à la création de votre SMI, se servir d’une plateforme comme celle d’Anakeen vous guidera automatiquement vers une démarche structurée :
- Commencez par définir l’architecture de votre système,
- puis utilisez les outils de modélisation pour créer les processus.
- Enfin, intégrez vos données existantes et configurez les interactions entre les différents composants de votre SMI.
L’une des forces de la plateforme No Code easyAP4 proposée par Anakeen, est sa capacité à « visualiser » les processus, ce qui simplifie leur compréhension et leur gestion par n’importe quel utilisateur, peu importe son niveau en développement/programmation (la « magie » du no-code, je ne vous apprends rien).
Autre point, pour que votre SMI soit efficace, il doit offrir une excellente interopérabilité et s’intégrer sans problème avec vos systèmes existants…si tant est que ces derniers soient suffisamment récents (rappelons pour l’anecdote que Windows XP, dont les dernières MAJ remontent à 2014, connait encore un surprenant succès…). Encore une fois, Anakeen facilite cette intégration et la migration des données en garantissant la compatibilité et la continuité des opérations. Un excellent moyen, au passage, de minimiser les perturbations et maximiser l’adoption par les utilisateurs.
Formation et déploiement : une dernière ligne droite à ne surtout pas négliger
Une fois votre SMI conçu, le projet prend vie, mais comme pour toute intégration de progiciel il reste encore du boulot ! La formation des employés est bien sûr primordiale. Chaque utilisateur doit comprendre non seulement comment utiliser le système, mais aussi pourquoi il est important. Une bonne formation est une formation qui anticipent les éventuels points de frictions et assure une transition en douceur et une utilisation optimale du nouvel outil.
Vous l’aurez compris, la communication est essentielle lors du déploiement de votre SMI. Il s’agit de communiquer non seulement sur les changements que le projet implique, mais aussi sur les avantages qu’ils apportent.
N’oubliez pas également de mettre en place une solide stratégie de gestion du changement, pour assurer l’alignement de tous les acteurs et réussir le déploiement.
Comme pour tout projet IT, l’implémentation d’un SMI est un marathon, pas un sprint. Prévoyez un accompagnement des users sur une période suffisamment longue pour répondre aux questions, résoudre les potentiels problèmes et ajuster l’outil si nécessaire. Objectif : faire en sorte que votre SMI reste efficace sur le long terme.
L’importance du suivi et de l’amélioration continue
Pensez dès le départ votre SMI comme un outil « vivant » qui doit être régulièrement évalué et amélioré. Utilisez les bons KPI pour mesurer son efficacité et identifier plus facilement les domaines d’amélioration.
Pour vous aider dans cette démarche d’amélioration continue, Anakeen fournit des outils pour suivre la performance de votre SMI. Que ce soit à travers des tableaux de bord personnalisables ou des rapports automatisés, la plateforme vous aide à collecter et à analyser les données nécessaires pour améliorer votre pilotage.
Aussi, ne vous reposez pas uniquement sur votre chef de projet pour maintenir votre SMI. L’amélioration continue est un effort collectif. En impliquant toutes les parties prenantes dans ce processus, vous bénéficiez de leurs précieux retours utilisateurs et de leur regard métier. Encore une fois, miser sur l’implication collective conduit souvent à des améliorations plus significatives et à une plus grande adhésion au SMI.
Créer votre propre Système de Management Intégré peut sembler intimidant, mais avec les bons outils et une approche méthodique, c’est tout à fait réalisable. La plateforme No Code d’Anakeen représente une solution puissante pour concevoir un SMI sur mesure, capable de s’adapter à l’évolution de votre entreprise. En suivant les bonnes étapes, vous pouvez transformer la gestion de votre entreprise, réaliser des gains d’efficacité significatifs et « voir loin ».