Pour répondre aux besoins de digitalisation de leurs activités et aux innovations nécessaires pour survivre dans des marchés de plus en plus concurrentiels, les entreprises accélèrent toutes leurs programmes de transformation. Mais cela se fait parfois au risque de perdre le fil sur tous les projets lancés, au détriment de l’efficacité des salariés, et aussi au risque de mener des projets qui peuvent représenter un gouffre financier… Il est donc essentiel que les dirigeants et responsables financiers en entreprise s’assurent que le pilotage des projets est bien géré, tant sur la planification des ressources humaines que sur les coûts engagés dans les projets. Elles peuvent pour cela s’équiper de logiciels de business intelligence et suivre précisément les indicateurs de performance de leur transformation.
Les avantages du pilotage d’entreprise
Aujourd’hui essentiel pour permettre à une entreprise de garder le cap, le pilotage offre de nombreux avantages :
- Une meilleure maîtrise des délais ;
- Une meilleure maîtrise des ressources ;
- L’optimisation de la production ;
- L’identification des ajustements nécessaires ;
- Une politique d’amélioration continue de l’organisation et des process ;
- L’identification anticipée des difficultés ;
- Un important gain de temps ;
- Une prise de décision plus efficace ;
- etc.
Un tableau de bord bien construit permettra ainsi de visualiser, mais aussi de suivre et d’utiliser les données issues de l’exploitation de l’entreprise. Il s’agit d’un outil indispensable pour mesurer les performances de l’entreprise, vérifier la bonne trajectoire de cette dernière en fonction des objectifs prévisionnels, s’assurer du respect du budget prévu et contrôler le bon alignement entre les objectifs fixés et les processus de l’entreprise.
Les étapes clés d’un pilotage d’entreprise efficace
Afin de mener un pilotage stratégique, l’entreprise devra respecter quelques étapes cycliques :
- L’analyse des performances : la récolte de données quantifiables doit permettre d’analyser les points faibles et les points forts de l’entreprise afin d’améliorer ses performances.
- L’identification des problèmes : les baisses de performances, les pannes répétitives et autres anomalies doivent être analysées afin d’en trouver la cause.
- La création de scénarios et l’identification d’actions : selon les anomalies détectées, les scénarios possibles d’évolution doivent être analysés afin de mettre en place les actions qui s’imposent.
- La mise en place d’actions stratégiques : en fonction des scénarios possibles, des actions sont mises en place afin de pallier les problèmes rencontrés.
Les entreprises devront également penser à bien conserver chacun de leurs plans d’action afin de les réutiliser en cas d’anomalie similaire.
En définissant leurs objectifs, en choisissant les KPI (indicateurs clé de performance) les plus adéquats et en analysant régulièrement les données liées à leur activité, les entreprises tirent profit de leur pilotage pour booster leurs performances.
Les outils de pilotage clés pour les entreprises
Certains outils de pilotage s’avèrent essentiels pour assurer les performances des entreprises. C’est notamment le cas du tableau de bord, qui offre une visualisation synthétique de chaque projet et permet d’accéder rapidement à l’ensemble des données. Le tableau de bord constitue un excellent outil de reporting pour suivre les KPIs, notamment la progression du projet, l’avancée des délais, le montant du budget, etc.
En parallèle, les entreprises pourront également s’équiper d’un outil de planification. Ce dernier permettra d’identifier les tâches à réaliser, de les hiérarchiser, de mettre en place un planning et un reporting et, de manière plus globale, d’orchestrer l’organisation autour d’un projet.Enfin, les outils de gestion de ressources constituent également des outils de pilotage incontournables. Ils favorisent la business intelligence en proposant une vue d’ensemble sur les moyens humains et matériels déployés pour chaque projet. L’objectif de cet outil est d’assurer un bon équilibre entre l’atteinte des objectifs et le bien-être des employés. En un coup d’œil, il sera possible d’assigner facilement les employés à différentes missions en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité. Pour démarrer il est possible de se faire accompagner par des spécialistes du pilotage de la performance qui offrent généralement de bons conseils et une bonne lecture des différences entre les différents outils de business intelligence.
L’importance de la digitalisation des processus et des activités pour mieux les piloter
Au-delà du pilotage en termes de BI et de KPI, il est essentiel de souligner l’importance cruciale des logiciels de workflows et de Business Process Management (BPM) dans le pilotage stratégique des entreprises.
En effet, pour les DSI et les Business Process Managers, ces outils ne sont pas simplement des facilitateurs d’efficacité opérationnelle ; ils permettent de modéliser, d’exécuter, de surveiller et d’optimiser les processus métier, assurant ainsi une cohérence, une efficacité et une agilité accrues au sein de l’organisation. Ainsi ils servent directement la vision stratégique et participent à mettre en place un cockpit de pilotage de l’acticité. La gestion des workflows, notamment ceux décrits dans l’article « Quel logiciel de workflow choisir pour automatiser vos processus ? » de Blueway, joue donc un rôle direct. Ces solutions offrent une vue d’ensemble et en temps réel des processus, permettant une prise de décision basée sur des données concrètes et une réponse rapide aux changements du marché. Elles jouent un rôle pivot dans l’alignement des objectifs métier avec les capacités IT, en brisant les silos et en favorisant une collaboration entre les différents services… et leurs éléments de pilotage. Sans digitalisation des processus, des tâches et des activités, il n’est pas possible de consolider efficacement les données et donc de piloter l’entreprise !