La gestion des projets informatiques est en pleine évolution. Si les enjeux clés comme le coût, les délais ou encore la qualité de fabrication sont toujours d’actualité, il faut désormais prendre en compte l’évolution des méthodologies, avec notamment l’avènement de la méthodologie agile.
Certains types de projets, comme les projets autour de la gestion de données ou de la sécurité, font face à des écueils spécifiques : alignement des métiers autour d’un glossaire de données commun, important de la politique de tests… La gestion de projets IT a énormément changé au cours de ces dernières années, également en matière de taille de projet, d’organisation et de communication. Face à ces codes qui ne cessent de se modifier, certaines erreurs seront absolument à éviter pour parvenir à ses fins. Voici notre top 10 des écueils à éviter pour réussir ses projets IT.
Écueil n°1 : choisir un chef de projet IT inexpérimenté
Les entreprises ont trop souvent tendance à choisir d’anciens développeurs sans expérience de management pour leurs projets IT. Or, près de 97 % des projets IT réussis ont été menés par des chefs de projet expérimentés. Même si les anciens développeurs ont de vastes compétences et connaissances dans leur métier, il leur faudra impérativement suivre une formation spécifique de gestion de projet pour mener à bien un projet IT.
Écueil n°2 : trop planifier
Les directions de projet ont souvent tendance à abuser des plannings. Or, lorsqu’un projet prend du retard, la direction a tendance à demander un nouveau planning prenant en compte ce retard. Mais si le retard s’accumule quotidiennement, la replanification du projet, particulièrement chronophage, risque encore d’augmenter le retard. Des actions concrètes devront donc être menées en amont pour pallier ce retard.
Écueil n°3 : ne pas piloter le budget
Le budget d’un projet IT est généralement défini en amont. Mais l’une des erreurs les plus fréquentes est de ne plus se soucier du budget une fois le projet lancé. Pourtant, il ne s’agissait à la base que d’une simple estimation, avec un niveau de fiabilité relativement faible. Piloter le budget tout au long de la gestion de projet permettra de prendre des décisions en fonction. Le pilotage continu du budget passe par un travail quotidien sur l’estimation du budget à chaque étape et sur le travail restant à faire.
Écueil n°4 : ne pas investir dans des outils de collaboration
La gestion de projet IT requiert une collaboration de plus en plus étroite avec les équipes métier. En effet, les projets IT sont de plus en plus associés à des évolutions des processus métier au sein de l’organisation. Et cela demande de pouvoir renforcer la culture projet parmi les équipes métier et de veiller à la dimension collaborative. Mais pour y parvenir, il est bien souvent intéressant de s’équiper en fonction, en investissant dans un outil de gestion de portefeuilles de projets adapté.
Écueil n°5 : sous-estimer le projet
Beaucoup d’entreprises ont tendance à sous-estimer l’ampleur des tâches liées à la réalisation d’un projet. Pourtant, il est essentiel de re-estimer le projet régulièrement afin d’éviter les dépassements de délais et de budget. Investir dans des outils de pilotage adaptés sera bien souvent nécessaire pour permettre aux projets de tenir le budget et les délais initialement prévus. Il est en effet bien connu que les développeurs et les autres intervenants ont tendance à être optimistes sur leurs estimations de charge technique. Il faudra impérativement intégrer le risque aux estimations, en prenant en compte l’expérience du chef de projet et la connaissance qu’il a de son équipe.
Écueil n°6 : ne pas faire de tests
Lorsque le planning s’allonge et que le retard s’accumule, nombreux sont les chefs de projet IT à tenter de rattraper leur retard sur les phases de test. Ces dernières sont souvent raccourcies, voire complètement supprimées, au détriment de la qualité du projet fini. Or, pour réussir ses projets IT, il sera absolument essentiel de tester chacune des fonctionnalités présentes du logiciel, quitte à faire l’impasse sur certaines fonctionnalités jugées comme non indispensables. Cela permettra de réduire le périmètre de test sans nuire à la qualité du produit fini.
Écueil n°7 : mal définir les rôles et les responsabilités
Pour qu’une équipe de projet IT soit efficace et performante, elle doit absolument être clairement définie et découpée en amont. Une équipe qui fonctionne est une équipe dans laquelle chaque membre connaît et comprend parfaitement son rôle et ses missions. Avant chaque début de projet, une réunion doit être organisée dans l’objectif de définir les responsabilités de chacun. Les objectifs du projet devront devenir les objectifs de tous. Et ce sont les connexions, la compréhension, le lien et les échanges qui transformeront le groupe en équipe.
Écueil n°8 : ne pas prendre en compte les indicateurs
Un projet réussi est un projet dans lequel les objectifs peuvent être clairement mesurés. Mais comment savoir si l’équipe a rempli un objectif et comment mieux maîtriser son projet ? Tout simplement en ayant recours aux outils informatiques dédiés. Lorsque les performances de l’équipe ne peuvent être mesurées, le risque principal est celui que le projet ne se termine jamais.
Écueil n°9 : travailler chacun de son côté
Pour qu’elle fonctionne, l’équipe doit se connaître, connaître ses objectifs et connaître les rôles de chacun. Pour créer des liens, plusieurs solutions : sorties en teambuilding, réunions fréquentes avec présentation de chacun des membres, investissement dans des outils de communication et de collaboration à la pointe, adoption d’un framework comme SCRUM, etc. C’est ainsi que naîtra l’esprit d’équipe au sein du groupe, un esprit essentiel à la réussite de tout projet IT puisque le travail d’équipe permet d’être plus attentif et d’avoir une vision plus globale sur le projet.
Écueil n°10 : mal expliquer le « pourquoi » du projet
De nombreux chefs de projet se concentrent sur le « quoi » et le « comment » du projet, sans en expliquer le « pourquoi ». Cette approche aura tendance à être à la fois déstabilisante et démotivante pour les équipes. En effet, expliquer la vision du projet sera essentiel pour fédérer l’équipe et booster les motivations. Pour expliquer l’objectif du projet, un petit travail de communication devra être fait en amont, en veillant à trouver une accroche engageante et pourquoi pas un slogan dont tout le monde se souviendra.