Le lean management ne se contente pas de réduire les coûts et les délais, il se base aussi et avant tout sur une approche terrain. Ce système d’organisation industrielle permet d’aller à la rencontre des salariés et collaborateurs d’une entreprise afin de mieux comprendre les difficultés rencontrées. Cette approche coopérative et durable du management est aujourd’hui en pleine évolution, pour peu à peu s’immiscer dans le secteur public. Du lean management à la lean administration, zoom sur les avantages, les spécificités et les méthodes de mise en place de ce système d’organisation.
Lean Management : kézako ?
D’abord initié dans les usines japonaises, notamment chez Toyota dans les années 1950, le lean management est un système d’organisation complexe qui fonctionne sur une série de principes clés. Le lean management :
- Concentre son action sur le terrain, où il s’attache à améliorer les conditions de travail ;
- Limite le gaspillage matériel et financier en se concentrant sur des dépenses utiles ;
- S’appuie sur l’inventivité, la créativité et l’expertise des équipes de travail ;
- Fluidifie la production grâce à une meilleure gestion du timing ;
- etc.
Ces différents principes permettent au lean management d’améliorer la satisfaction de la clientèle, et donc directement la rentabilité de l’entreprise.
Et depuis quelques années, le lean management s’applique également dans les services. Dans le secteur public, on le retrouve sous le nom de « Lean administration ».
Les avantages du système d’organisation Lean
La méthode du lean management a pour principe clé l’amélioration continue. La philosophie d’action se base sur le long terme et un flux de réalisation pièce par pièce permet de découvrir tous les problèmes auxquels l’entreprise doit faire face. Cette organisation a donc un impact positif sur la vie globale de l’entreprise.
Mais ce n’est évidemment pas tout, car en entreprise comme dans les services publics, la méthode Lean offre de nombreux intérêts :
- L’amélioration continue des conditions de travail.
- Une meilleure motivation des employés.
- Une plus grande satisfaction client.
- La réduction des coûts, des stocks et des délais.
- Des transports mieux gérés.
- Une formation et une communication optimisées.
- Une qualité de production en constante évolution.
- L’automatisation des tâches chronophages.
- Etc.
La lean administration permet donc de mettre en place une méthode qui fonctionne sur le long terme, et qui a déjà fait ses preuves par le passé. Enfavorisant la dématérialisation et l’automatisation des tâches afin de gagner en productivité, cette méthode joue un rôle fondamental dans la transition digitale des entreprises et services publics.
Application de la méthode Lean : les différents leviers
Mais alors comment aller vers la « Lean Administration » ? La démarche Lean a l’avantage de pouvoir être mise en place relativement facilement et sans gros investissement. Attention à toutefois éviter l’écueil qui consisterait à mener des chantiers isolés : les changements ne seraient en effet pas assez significatifs pour améliorer les performances globales de l’entreprise. C’est donc une approche globale qu’il conviendra d’adopter, en essayant de respecter un certain nombre d’étapes :
- Mise en place du projet et des objectifs en lien constant avec les différents intervenants.
- Réalisation d’un diagnostic de performances pour connaître les points forts et les points faibles de l’organisation actuelle.
- Pilotage des chantiers d’amélioration pour analyser et mesurer les progrès.
- Formation du management et implication des collaborateurs afin de générer davantage de collaboration et d’innovation.
- Mise en place d’une amélioration continue avec la création d’un plan d’action sur le long terme.
Améliorer la motivation des employés et la compétitivité d’une entreprise autour d’un projet fédérateur, c’est aujourd’hui possible grâce à la méthode du Lean management.